Waarom een aparte back-up oplossing voor Microsoft 365 belangrijk is

Het is een veel gestelde vraag bij onze klanten en soms zelfs intern: als je Microsoft 365 gebruikt, dan staan jouw gegevens toch al veilig in de Cloud, heb ik dan nog wel een aparte back-up oplossing nodig? Het antwoord is simpel: ja.

Hoewel Microsoft de infrastructuur van Microsoft 365 voor zijn rekening neemt, betekent dat niet dat je geen back-up nodig hebt. Aangezien jouw data in de Cloud nog steeds jouw data is, moet je zelf ook stil staan bij een back-up oplossing. Om de kans op dataverlies tegen te gaan, geven we je 6 redenen om een externe back-up voor Microsoft 365 te gebruiken.

Per ongeluk verwijderen

Microsoft exploiteert datacenters over de hele wereld. Maar deze wereldwijde vertegenwoordiging biedt geen bescherming tegen elk type gegevensverlies, met name door menselijke fouten. Op het moment dat een bedrijf een gebruiker verwijdert – bedoeld of onbedoeld – wordt die actie door het hele netwerk uitgevoerd. Microsoft 365 bewaart data (inclusief versiegeschiedenis) en prullenbakken tussen tot 30 dagen in het verleden. Bedrijven die gegevens welke zijn verwijderd langer dan die termijn willen behouden en beschermen, moeten op zoek naar een andere methode.

Gaten in het retentiebeleid en verwarring

Door het snelle tempo van zaken doen in het digitale tijdperk verandert beleid continu. Zo ook retentiebeleid, wat lastig is om bij te houden, laat staan te beheren. Net als bij hard en soft delete heeft Microsoft 365 beleidsregels voor back-up en het bewaren van bestanden, die alleen situationeel dataverlies kunnen opvangen wat door Microsoft zelf wordt veroorzaakt. Het is dus niet bedoeld als een allesomvattende back-up-oplossing voor eindklanten.

Interne beveiligingsrisico’s

Beveiligingsbedreigingen worden meestal veroorzaakt door externe hackers en virussen. Maar bedrijven krijgen ook te maken met interne bedreigingen – en dat gebeurt vaker dan je denkt. Zij worden het slachtoffer van bedreigingen, veroorzaakt door hun eigen werknemers, zowel opzettelijk als onopzettelijk.

Toegangsrechten tot bestanden en contacten veranderen ontzettend snel. Dat maakt het lastig om zicht te houden op welke werknemer toegang heeft tot welke bestanden. En op welke processen er zijn om het risico te verkleinen dat degenen met geautoriseerde gegevenstoegang die slechte bedoelingen hebben met de gegevens aan de haal gaan. Cloudaanbieders kunnen niet het verschil zien tussen een gewone gebruiker en een ex-werknemer die nog net voordat hij vertrekt waardevolle informatie probeert te verwijderen. Bovendien vormen sommige gebruikers ernstige bedreigingen door per ongeluk geïnfecteerde bestanden te downloaden of door gebruikersnamen en wachtwoorden te lekken naar sites die ze dachten te kunnen vertrouwen. Om deze problemen te bestrijden, is een bepaald opleidingsniveau nodig. Maar zonder de juiste voorzorgsmaatregelen, zoals een back-up, zullen menselijke fouten en kwaadaardige opzet altijd een bedreiging vormen.

Externe beveiligingsrisico’s

Malware en virussen, zoals Ransomware, hebben het afgelopen jaar grote schade aanricht aan organisaties wereldwijd, zowel op financieel gebied als qua reputatie.

Externe bedreigingen komen vaak binnen via e-mails en bijlagen. Helaas is het niet altijd voldoende om gebruikers te leren waar ze op moeten letten – zeker als besmette berichten erg overtuigend lijken en steeds geavanceerder worden. Regelmatige back-ups voorkomen dat een externe bedreiging uit de hand loopt. De 1-2-regel van Acronis helpt je data beter beschermen. De regel stelt dat bedrijven altijd twee kopieën maken van de belangrijkste gegevens, op ten minste één media welke zich buiten de muren van het bedrijf en Microsoft bevindt.

Wettelijke en compliance-vereisten

Soms moet je tijdens een rechtszaak inboxen of andere soorten data terughalen. Iets waarvan je denkt dat het nooit gaat gebeurden, totdat het zover is. Hoewel Microsoft een aantal vangnetten heeft ingebouwd (in de vorm van In Place Hold- en Ligitation Hold-instellingen), variëren wettelijke vereisten, compliance-vereisten en toegangsregelingen tussen branches en landen. Voor sommigen zijn aanvullende processen nodig om volledig compliant te zijn. Het niet hebben van een robuuste en betrouwbare datamanagementstrategie kan resulteren in boetes, straffen en juridische geschillen.

Hybride e-mailimplementaties en migraties naar Microsoft 365 beheren

Organisaties die Microsoft 365 gebruiken, hebben meestal een bepaalde tijd nodig als overgangsperiode tussen lokale Exchange en Microsoft 365 Exchange Online. Sommigen laten zelfs een klein deel van hun oude systeem staan om extra flexibiliteit en controle te bieden. Deze hybride e-mailimplementaties komen vaak voor, maar leveren extra beheeruitdagingen op. De juiste Microsoft 365-back-upoplossing moet hybride e-mailimplementaties kunnen verwerken en uitwisselingsgegevens op dezelfde manier kunnen behandelen, waardoor de bronlocatie niet relevant is.

Gebruik je als bedrijf al Microsoft 365? Dan heb je een goede beslissing genomen. Maar, gezien het aantal bedrijven dat draait op Exchange Online (Outlook), SharePoint Online, OneDrive for Business, Office Online (Word, Excel, etc.) en Microsoft Teams, is de volgende stap het implementeren van een back-up oplossing die je zowel toegang tot je Microsoft 365-gegevens biedt, als volledige controle geeft over je Microsoft 365-gegevens om het risico te verkleinen dat je de toegang tot bedrijfskritieke gegevens verliest en ervoor te zorgen dat je de volledige controle behoudt.